Privacyverklaring – Othrys Watches

Download als PDF

 

Versie 3.0 – september 2026

Bij Othrys Watches hechten wij veel waarde aan een zorgvuldige, veilige en transparante omgang met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor de dienstverlening van Othrys Watches, waaronder de website van Othrys Watches en Othrys Bench, het digitale systeem dat wij gebruiken ter ondersteuning en automatisering van onze werkprocessen.

1. Wie wij zijn

Othrys Watches Vestigingsplaats: Westbroek, Nederland Website: www.othryswatches.nl E-mail: info@othryswatches.nl Telefoon: +31 6 100 105 30 KvK: 97067210 BTW: NL005247978B93

Othrys Watches is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Om privacyredenen wordt het privéadres van Othrys Watches niet openbaar op de website vermeld.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de aard van het contact of de opdracht verwerken wij onder meer:

• naam en contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en betaalgegevens;
• correspondentie en offerte-informatie;
• afspraakgegevens;
• gegevens over opdrachten en uitgevoerde werkzaamheden;
• gegevens over het horloge, waaronder merk, type, referentienummer, serienummer en werkbeschrijving;
• foto’s en video’s van het horloge, bijvoorbeeld bij inname, inspectie, werkzaamheden en oplevering;
• verzendgegevens, zoals adresgegevens voor PostNL, DHL of andere vervoerders;
• technische gegevens die ontstaan bij het gebruik van onze website of Othrys Bench, zoals IP-adres, datum en tijdstip van een verzoek en beveiligings- of foutloggegevens.

Wij verwerken in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 AVG.

Beeldmateriaal en technische documentatie

Foto’s en video’s worden in beginsel uitsluitend gemaakt van het horloge en de daaraan uitgevoerde werkzaamheden.

Beeldmateriaal en technische informatie over een horloge kunnen desondanks persoonsgegevens zijn wanneer deze bijvoorbeeld via een ordernummer, serienummer, klantnummer of klantdossier aan een persoon kunnen worden gekoppeld.

Zolang deze koppeling mogelijk is, behandelen wij het beeldmateriaal als persoonsgegeven overeenkomstig deze privacyverklaring.

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden.

Uitvoering van opdrachten

Onder meer voor:

• registratie en intake van een opdracht;
• onderzoek, onderhoud, reparatie, revisie en andere werkzaamheden;
• communicatie over diagnose, voortgang, bevindingen en afronding;
• het opstellen en bespreken van prijsopgaven;
• het vastleggen van toestemming voor werkzaamheden en meerwerk;
• oplevering, afhalen en verzending;
• garantie en nazorg.

Afspraken

Onder meer voor:

• het plannen, wijzigen en annuleren van afspraken;
• het versturen van afspraakbevestigingen;
• het vastleggen van informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van een afspraak.

Administratie en facturatie

Onder meer voor:

• klantadministratie;
• offertes en facturen;
• betalingen;
• boekhouding;
• fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Klantenservice en nazorg

Onder meer voor:

• beantwoording van vragen;
• klachten;
• garantie;
• servicehistorie;
• vervolgwerkzaamheden.

Technische documentatie en kwaliteitsborging

Foto’s, meetgegevens en andere technische documentatie kunnen worden gebruikt en langdurig worden bewaard voor:

• het vastleggen van de toestand van een horloge bij ontvangst;
• het documenteren van uitgevoerde werkzaamheden;
• kwaliteitscontrole en kwaliteitsborging;
• garantie en nazorg;
• servicehistorie van het betreffende horloge;
• toekomstige werkzaamheden aan hetzelfde horloge;
• technische referentie bij werkzaamheden aan vergelijkbare horloges of uurwerken;
• technische kennisopbouw en vakinhoudelijke documentatie.

Dit is van belang voor de kwaliteit, reproduceerbaarheid en continuïteit van onze dienstverlening.

Website, communicatie en verkoopplatforms

Onder meer voor:

• communicatie via onze website en Othrys Bench;
• communicatie via sociale media;
• verkoopplatforms zoals Etsy, eBay en Marktplaats;
• noodzakelijke service- en transactieberichten.

Rechtsgronden

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op:

• de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang van Othrys Watches, zoals goede dienstverlening, administratie, fraudepreventie, informatiebeveiliging, kwaliteitsborging, servicehistorie en technische kennisopbouw;
• toestemming, wanneer de wet voor een specifieke verwerking toestemming vereist.

Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang wegen wij ons belang af tegen de belangen en privacyrechten van de betrokkene.

Betrokkenen hebben het recht bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Indien voor een specifieke verwerking toestemming vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten of publicatie van persoonsgegevens, wordt deze toestemming afzonderlijk gevraagd.

4. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• e-Boekhouden.nl, voor klantadministratie, facturatie en boekhouding;
• Google Workspace, waaronder Google Drive en Google Calendar;
• Resend, voor het verzenden van transactionele e-mail;
• Cloudflare, voor hosting, infrastructuur, gegevensverwerking en beveiliging van Othrys Bench;
• post- en pakketdiensten, zoals PostNL en DHL;
• betaal- en financiële dienstverleners;
• gespecialiseerde vakbedrijven die betrokken zijn bij de uitvoering van een opdracht, bijvoorbeeld een gespecialiseerde polijst- of glasreparatieservice;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die uitsluitend namens Othrys Watches persoonsgegevens verwerken, maken wij de volgens artikel 28 AVG vereiste afspraken over gegevensverwerking.

5. Othrys Bench

Othrys Bench is een door Othrys Watches gebruikt digitaal systeem waarmee onderdelen van onze bestaande werkprocessen worden ondersteund en geautomatiseerd.

Othrys Bench wordt onder meer gebruikt voor:

• klant- en orderregistratie;
• het ondersteunen van intakeprocessen;
• werkorderbeheer;
• afspraken;
• communicatie;
• verwerking en opslag van foto’s en technische documentatie;
• het uitvoeren en vastleggen van administratieve handelingen.

Othrys Bench is niet bedoeld als afzonderlijke centrale klantendatabase.

Wij hebben Bench zo ingericht dat persoonsgegevens waar mogelijk niet structureel in Bench zelf worden opgeslagen.

Klantgegevens die noodzakelijk zijn voor registratie of automatisering kunnen tijdelijk door Bench worden verwerkt en worden waar nodig overgebracht naar de systemen waarin wij onze administratie voeren.

Onze centrale klant- en factuuradministratie wordt gevoerd in e-Boekhouden.nl.

Wij beperken de hoeveelheid persoonsgegevens die binnen Bench zelf wordt verwerkt en opgeslagen zoveel mogelijk tot hetgeen noodzakelijk is voor de betreffende functionaliteit.

6. Google Drive en Google Calendar

Othrys Bench maakt gebruik van Google-diensten om onderdelen van onze dienstverlening te ondersteunen en automatiseren.

Google Drive

Othrys Bench kan verbinding maken met de Google Drive-omgeving van Othrys Watches.

Google Drive wordt onder meer gebruikt voor het privé opslaan en beheren van:

• foto’s van horloges;
• technische documentatie;
• bestanden die bij opdrachten en werkzaamheden horen.

Deze bestanden zijn niet openbaar toegankelijk, tenzij Othrys Watches bewust besluit specifieke informatie voor een bepaald doel te publiceren of te delen.

Bench gebruikt hiervoor toegang tot de Google-omgeving van Othrys Watches zelf. Klanten hoeven geen toegang te geven tot hun eigen Google-account.

Google Calendar

Othrys Bench kan verbinding maken met de Google Calendar-omgeving van Othrys Watches om:

• beschikbare afspraakmomenten te verwerken;
• afspraken aan te maken;
• afspraken te wijzigen of annuleren;
• relevante afspraakinformatie vast te leggen.

Een agenda-afspraak kan gegevens bevatten die noodzakelijk zijn voor de afspraak, zoals naam, datum en tijdstip, orderreferentie en waar nodig contact- of afspraakgegevens.

Gebruik van gegevens uit Google Workspace API’s

Othrys Bench vraagt uitsluitend toegang tot Google-gegevens en functies die noodzakelijk zijn voor de hiervoor beschreven functionaliteit.

Gegevens die via Google Workspace API’s worden verkregen:

• worden uitsluitend gebruikt voor de beschreven functionaliteit van Othrys Bench;
• worden niet verkocht;
• worden niet gebruikt voor advertenties;
• worden niet gebruikt voor advertentieprofilering;
• worden niet gebruikt voor kredietbeoordeling;
• worden niet gebruikt voor het ontwikkelen, verbeteren of trainen van algemene of niet-gepersonaliseerde kunstmatige-intelligentie- of machine-learningmodellen;
• worden niet aan derden verstrekt, behalve voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende functionaliteit, beveiliging of naleving van wettelijke verplichtingen.

Het gebruik van informatie die Othrys Bench via Google Workspace API’s ontvangt, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, waaronder de daarin opgenomen Limited Use requirements.

7. Publicatie van projecten en beeldmateriaal

Othrys Watches kan uitgevoerde werkzaamheden gebruiken om voorbeelden van vakmanschap, restauraties en reparaties te tonen, bijvoorbeeld op de website, sociale media of een openbare projectenpagina.

Het intern bewaren van technische documentatie en foto’s staat los van het openbaar publiceren daarvan.

Wanneer beeldmateriaal of bijbehorende informatie direct of indirect herleidbaar is tot een klant, wordt dit niet openbaar gepubliceerd zonder een passende rechtsgrond.

Bij openbare publicatie beperken wij persoonsgegevens zoveel mogelijk. Zo publiceren wij in beginsel geen klantnamen, contactgegevens of andere gegevens die voor het project niet noodzakelijk zijn.

Waar mogelijk worden identificerende gegevens, waaronder serienummers, niet zichtbaar gepubliceerd of onleesbaar gemaakt.

Geanonimiseerd beeldmateriaal en technische projectinformatie kunnen worden gebruikt voor vakinhoudelijke communicatie, technische referentie en het tonen van door Othrys Watches uitgevoerd werk.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige door Othrys Watches gebruikte dienstverleners zijn internationaal actief en kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen bestaan.

Daarbij kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere wettelijk erkende mechanismen voor internationale gegevensdoorgifte.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of de gegevens voor een ander gerechtvaardigd en in deze privacyverklaring beschreven doel worden bewaard.

Wij hanteren daarbij onder meer de volgende uitgangspunten:

• Administratie en facturen: minimaal 7 jaar in verband met fiscale bewaarplichten;
• Correspondentie en offertegegevens: in beginsel minimaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij langer bewaren redelijkerwijs noodzakelijk is vanwege een opdracht, garantie, geschil, servicehistorie of vervolgwerkzaamheden;
• Klant- en ordergegevens: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor uitvoering van opdrachten, administratie, servicehistorie, garantie en nazorg;
• Afspraakgegevens: zolang noodzakelijk voor planning, uitvoering, administratie en eventuele nazorg;
• Technische beveiligings- en loggegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, foutanalyse en fraudepreventie.

Foto’s en technische documentatie

Foto’s en technische documentatie van horloges kunnen langdurig worden bewaard voor onder meer:

• servicehistorie;
• kwaliteitsborging;
• garantie en nazorg;
• toekomstige werkzaamheden aan hetzelfde horloge;
• technische referentie voor werkzaamheden aan hetzelfde of vergelijkbare uurwerken;
• technische kennisopbouw;
• documentatie van uitgevoerde projecten.

Voor zover deze foto’s of technische documentatie aan een identificeerbare persoon kunnen worden gekoppeld, blijven zij persoonsgegevens en worden zij overeenkomstig deze privacyverklaring beschermd.

De noodzaak en proportionaliteit van langdurige bewaring worden periodiek beoordeeld.

Wanneer een koppeling met een identificeerbare persoon voor deze doeleinden niet langer noodzakelijk is, kan deze koppeling worden verwijderd of kan het materiaal worden geanonimiseerd.

Wanneer beeldmateriaal en technische documentatie daadwerkelijk niet meer redelijkerwijs tot een persoon kunnen worden herleid, vallen zij niet langer onder de AVG en kunnen zij voor onbepaalde tijd worden bewaard als technische referentie, voor kennisopbouw of als projectdocumentatie.

Een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens wordt overeenkomstig de AVG beoordeeld. Een verwijderingsverzoek leidt niet automatisch tot verwijdering wanneer gegevens nog noodzakelijk zijn voor een wettelijke verplichting, het uitvoeren of onderbouwen van een overeenkomst, de instelling of verdediging van rechtsvorderingen of een ander gerechtvaardigd doel waarvoor verdere verwerking wettelijk is toegestaan.

10. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging en onbevoegde toegang.

Deze maatregelen omvatten, afhankelijk van het betreffende systeem, onder meer:

• beveiligde digitale opslag;
• versleutelde verbindingen;
• sterke authenticatie;
• toegangsbeperkingen;
• beperking van de hoeveelheid opgeslagen persoonsgegevens;
• beveiligde back-ups en herstelvoorzieningen;
• logging en controle van beveiligingsincidenten;
• het actueel houden en periodiek beoordelen van beveiligingsmaatregelen.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en systemen die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Beveiligingsincidenten worden geregistreerd en, wanneer de wet dit vereist, gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokken personen.

11. Cookies en websiteanalyse

Onze websites en digitale diensten maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Wij kunnen daarbij verschillende soorten cookies gebruiken, waaronder:

• Noodzakelijke cookies: deze zijn nodig om de website of digitale dienst goed en veilig te laten functioneren. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.
• Voorkeurscookies: deze onthouden keuzes of instellingen van de gebruiker, voor zover van toepassing.
• Analytische cookies: deze helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van onze website en digitale diensten.
• Marketing- of trackingcookies: deze kunnen worden gebruikt voor het meten van campagnes, het tonen of verbeteren van relevante communicatie of het volgen van gebruik over verschillende websites of diensten, voor zover wij daarvan gebruikmaken.

Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor op grond van de wet toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner of cookie-instellingen.

Niet-noodzakelijke cookies worden pas geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven, voor zover de wet dit vereist.

Een eenmaal gegeven toestemming kan via de cookie-instellingen worden gewijzigd of ingetrokken.

Via de cookie-instellingen op de betreffende website kan worden bekeken welke categorieën cookies worden gebruikt en kunnen voorkeuren worden aangepast.

Waar derden via onze website cookies of vergelijkbare technieken plaatsen, kunnen deze partijen daarbij gegevens verwerken overeenkomstig hun eigen privacyvoorwaarden. Wij beperken het gebruik van dergelijke diensten tot hetgeen noodzakelijk of passend is voor onze website, dienstverlening, analyse of communicatie.

12. Jouw rechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• jouw gegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit);
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden ingediend via:

info@othryswatches.nl

Wij reageren in beginsel binnen één maand.

Verzoeken zijn in beginsel kosteloos, tenzij deze kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

Wanneer dit noodzakelijk is om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

Indien een verzoek geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd, informeren wij je over de reden en over de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

—

13. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan?

Neem dan contact met ons op via:

info@othryswatches.nl

Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

—

14. Wijzigingen

Othrys Watches behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke regelgeving verandert.

De meest actuele versie is beschikbaar via:

https://www.othryswatches.nl/privacy/

Deze privacyverklaring is tevens van toepassing op Othrys Bench en wordt ook via de openbare omgeving van Othrys Bench beschikbaar gesteld.

Bij wezenlijke wijzigingen die gevolgen hebben voor de verwerking van persoonsgegevens zullen betrokkenen, wanneer dit passend of wettelijk noodzakelijk is, aanvullend worden geïnformeerd.